Les entreprises doivent enregistrer de nombreuses opérations commerciales, et il serait fastidieux, voire inutile, de préparer un bilan ou des états financiers complets après, chaque opération. Les comptables tentent plutôt de grouper les opérations selon leur nature et de préparer des états financiers seulement de façon périodique. Cela veut dire que ces derniers sont rédigés uniquement à la fin du mois ou de l'année. La période entre deux bilan s'appelle l'exercice financier quand elle s'étend sur un an, et la période financière, lorsqu'elle couvre un, trois ou six mois.
Le grand livre :
Dans une entreprise, pour inscrire l'effet des transactions, on utilise des comptes qui sont regroupés sous l'expression grand livre. Un compte est un tableau ou figurent, en unités monétaires, les augmentations ou les diminutions qui touchent un élément particulier de l'actif, du passif ou des capitaux propres, ainsi que des produits ou des charges.
On groupe ainsi les opérations qui augmentent ou diminuent un compte. L'ensemble des comptes utilisés par une entreprise constitue le grand livre. On peut donc définir le grand livre comme étant l'ensemble des comptes qu'utilise une entreprise pour y regrouper ses opérations. Il permet donc de classer les opérations et d'indiquer leurs effets sur l'actif, le passif et les capitaux propres ainsi que sur les produits et les charges. Toutes les opérations effectuées par l'entreprise y sont enregistrées.
Les comptes :
En comptabilité, on utilise plusieurs comptes de grand livre, c'est-à-dire un compte pour chaque élément d'actif, un compte pour chaque élément du passif de même qu'un compte pour chacune des composantes des capitaux propres : produits, charges, apports, retraits. Chaque entreprise devra établir le nombre de comptes de grand livre en fonction de ses besoins. L'ensemble de ces comptes de grand livre formera le plan comptable.
La définition du plan comptable :
Il est important, pour une entreprise, d'établir un bon plan comptable, c'est-à-dire un plan détaillé de tous les comptes du grand livre qu'elle prévoit utiliser. Dans le grand livre, les comptes sont classés dans le même ordre que celui dans lequel ils apparaîtront dans les états financiers. On commence par l'actif, et l'on continue avec le passif et les capitaux propres, qui sont tous des comptes de bilan, c'est-à-dire des comptes de valeurs. Ensuite, viennent les comptes de résultats, soit les comptes de produits et de charges d'exploitation. Les comptes du grand livre sont désigné par des codes. On peut utiliser des chiffres ou des lettres, mais toujours selon une logique qui nous permet de déterminer facilement la nature du compte représenté. Dans les grandes entreprise, ce code peut atteindre 12 à 15 caractères. On établit les codes en tenant compte des besoins , de la taille, et de la nature de l'entreprise.
À retenir, très important :
Un compte d'actif est débiteur par nature : il augmente au débit et diminue au crédit.
Les comptes de passif et de capitaux propres sont créditeurs : ils augmentent au crédit et diminuent au débit.
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